Автоматизация учёта: 1С, Kaspi Business, онлайн-кассы: что внедрить первым
Автоматизацию учёта безопаснее начинать с денег и продаж, потом переходить к учёту и аналитике, а большую систему оставлять напоследок. Ниже порядок внедрения и инструменты по уровням.
Четыре уровня зрелости учёта
Деньги и фискализация. Онлайн-касса, эквайринг, расчётный счёт с понятными тарифами. Состав набора зависит от вашего бизнеса: не каждому нужны все три элемента.
Учёт продаж и склада. Сервис вроде МойСклад: что, кому и с какой маржой продали. Появляется цифра для решений.
Бухгалтерия и налоги. 1С или другая программа: отчётность без ручной рутины и штрафов.
Управленческая отчётность. Данные трёх первых уровней собираются в P&L, Cash Flow и панель KPI.
Стоимость программ и тарифы банков меняются, поэтому актуальные цены берите на сайтах поставщиков и в тарифах банков на день решения.
Эквайринг: как считать разницу комиссий
Комиссия за приём платежей равна обороту по картам, умноженному на ставку. Даже небольшая разница ставок заметна на годовой дистанции, и её стоит сравнивать как цену поставщика.
Условный пример
Разница ставок на обороте
Условные ставки для расчёта, не тарифы банков. Оборот по картам 10 000 000 ₸ в месяц. При ставке 0,5% комиссия составляет 50 000 ₸, при ставке 1,0% составляет 100 000 ₸. Разница 50 000 ₸ в месяц, или 600 000 ₸ в год. Берите актуальные ставки из тарифов банков и сравнивайте при одинаковом обороте.
Главное правило автоматизации
Автоматизация работает поверх процесса, который уже работает руками. Если в учёте хаос, система ускорит производство хаоса. Сначала порядок и справочники, потом программа.
Кофейня: путь за четыре месяца
Условный пример
Последовательность внедрения
Условный пример. Месяц 1: касса и два канала оплаты, комиссии под контролем. Месяц 2: сервис складского учёта, закупки и списания, впервые видна себестоимость чашки. Месяц 3: бухгалтерская программа у бухгалтера на аутсорсе. Месяц 4: ежемесячный P&L из готовых данных. Итог: собственник видит маржу по позициям меню и деньги на неделю вперёд.
JB Solutions
Нужен разбор вашей ситуации?
Сверим исходные данные и соберём расчёт с понятными допущениями.