План-факт анализ: что делать когда цифры разошлись с планом
Бюджет составлен, месяц закрыт, цифры разошлись с планом. Это типичная ситуация. Ценность план-факта в том, что вы делаете с расхождением. Ниже метод, который превращает отклонения в решения.
Два фильтра: что разбирать
Отклонение равно факту минус плану, в тенге и в процентах. Разбора заслуживают материальные отклонения, например больше 10% от плана и одновременно больше 1% месячной выручки в тенге. Порог подбирают под масштаб бизнеса, приведённые значения служат ориентиром. При выручке 20 000 000 ₸ в месяц 1% равен 200 000 ₸.
Разбирать все двадцать строк с одинаковым усердием непродуктивно. Отклонение аренды на 2% не стоит минуты обсуждения, а правило материальности направляет внимание на значимое.
Как устроен разбор: пять элементов
- Фиксация размера. Выручка: план 20 млн ₸, факт 16,4 млн ₸, отклонение минус 3,6 млн ₸ (минус 18%). Без эмоций, просто число.
- Драйверы. Отклонение раскладывается, пока не станет ясно «почему»: меньше сделок, ниже чек, ушёл клиент.
- Разовое и системное. Разовый сбой поставки это одно. Третий месяц падения среднего чека указывает на тренд, который сам не развернётся.
- Действие. Кто, что, к какому сроку. «Усилить продажи» действием не является. «Менеджер Х обзванивает 20 ушедших клиентов до 15-го числа» является.
- Контроль в следующем месяце. Сработало ли действие: отдельной строкой на следующей сверке.
Условные цифры. Выручка отстаёт от плана на 3,6 млн ₸ (18%). Драйверы: крупный клиент перенёс закупку на апрель (минус 2,1 млн ₸, разовое), средний чек по рознице упал на 9% (минус 0,9 млн ₸, тренд из-за демпинга конкурента), два менеджера в отпуске одновременно (минус 0,6 млн ₸, ошибка планирования). Сумма драйверов: 2,1 + 0,9 + 0,6 = 3,6 млн ₸. Три драйвера требуют трёх разных действий.
| Симптом | Куда смотреть |
|---|---|
| Выручка ниже плана | Число закрытых сделок и средний чек. Конверсия объясняет, почему сделок меньше, и отдельно в формулу выручки не входит |
| Маржа ниже плана | Выросла себестоимость? Были скидки? Продажи сместились к дешёвым продуктам? |
| Расходы выше плана | Разовые они или постоянные? Кто согласовал? |
| Прибыль есть, денег меньше | Дебиторка и запасы: смотрите Cash Flow: P&L эту картину скрывает |
Тон разбора
Цель разбора в том, чтобы следующий месяц был управляемее. Если план-факт превращается в поиск виноватых, команда склонна закладывать осторожные планы и не показывать проблемы, поэтому ищите причину и не ищите виноватого.