ЖИ бизнес-процестерді қалай қайта құрады және компания не істеуі керек: әлемдік тәжірибе және Қазақстан

Авторы: Бағдат Жақсыгелдин, JB Solutions негізін қалаушы

Бизнес-процестерді онжылдықтар бойы бір логикамен автоматтандырып келді: жұмыстың қолданыстағы тәртібін алып, оны жылдамырақ орындау. Электрондық құжат айналымы келісуді жеделдетті, есепке алу жүйесі проводканы жеделдетті, робот деректерді көшіруді жеделдетті. Процестің өзі бұрынғыша қалды: функциялар арасындағы тапсырмалар тізбегі, әрқайсысының өз орындаушысы мен өз бақылауы бар.

ЖИ-агенттер міндеттің шартын өзгертеді. Олар кез келген форматтағы құжатты оқиды, ерекше жағдайды талдайды, шешім дайындайды және келесі қадамды өздері орындайды, сондықтан процестің өзін қайта құруға болады. McKinsey 2026 жылғы 5 қазандағы шолуында прогрестің белгісі ретінде жұмыстың өзін қайта құруды атайды және оны бұрынғы модельді жеделдетуден ажыратады [1].

Құралдар процестер қайта құрылғаннан гөрі жылдамырақ енгізілуде. McKinsey деректері бойынша респонденттердің 80%-ы ЖИ-дан жеке өнімділіктің өскенін айтады, бірақ EBIT-ке оң әсерді 37%-ы ғана көреді, ал нәтиже бойынша көшбасшылар 6%-ды құрайды. Көшбасшылардың шамамен төрттен үші жұмыс процестерін айтарлықтай қайта құрған, қалғандарының ішінде бұлай жасағандар төрттен бір бөлігі [1]. Төменде нақты не қайта құрылатыны, бұл қалай жұмыс істейтіні, не кедергі келтіретіні және Қазақстандағы компанияға не істеу керектігі талданады.

Қандай процестер бірінші қайта құрылады. Gartner сауалнамасы бойынша (183 қаржы жетекшісі, 2025 жылғы мамыр мен маусым) қаржыда ЖИ-ды ұйымдардың 59%-ы пайдаланады. Көбінесе бұл білімді басқару (енгізгендердің 49%-ы), кредиторлық берешекті автоматтандыру (37%) және қателер мен ауытқуларды іздеу (34%) [8]. Шеңбер кеңірек: банктер ипотекалық процестер мен комплаенс процестерінің бір бөлігін агенттердің «жасақтары» арқылы жүргізеді, жаһандық банктердің бірінде «агенттер фабрикасы» клиенттерді тексеруді осындай он жасақпен жүргізеді, сақтандырушылар шығындарды реттеуді қайта құруда, телеком операторлар клиенттік сервисте агенттерді қолданады [2].

Процестің құрылымы қалай өзгереді.

Мұндай процестерді қалай басқарады. Түпкілікті нәтиженің иесі бар: ол мақсатқа, экономикаға және шектеулерге жауап береді, ал бірінші күннен бастап бизнес, деректер, тәуекел, комплаенс және киберқауіпсіздік құзыреттері бар шағын команда жұмыс істейді. McKinsey мұндай форматты «миссиялар фабрикасы» деп атайды: ол жұмысты адамдар мен агенттер байланысы ретінде қайта құрады, бақылауларды орнатады және келесі нәтиже үшін қайта қолданылатын компоненттерді қалдырады. Оның үстінде қаржыландыруды және тапшы мамандарды қайта бөлу құқығы бар басшы тұрады [1]. Ұйымдық құрылым түпкілікті процестерге бейімделеді (толығырақ «Компаниялар тобында кім нені шешеді» мақаласында).

Қандай ретпен әрекет ету керек. HFS Research деректері бойынша, IBM кадр, ІТ, қаржы, сатып алу, сату және клиенттерге қолдау көрсету салаларындағы жұмыс процестерін шамамен 270 мың қызметкер үшін қайта құрды: алдымен артық қадамдарды алып тастады, содан кейін автоматтандырды. HFS келтірген компания деректері бойынша үш жылдағы жылдық үнемдеу 2 млрд мақсатқа қарсы 4,5 млрд долларға жетті [3].

ЖИ пилоттарының 10%-дан азы өнеркәсіптік пайдалануға жетеді [3]. Gartner қаржы ұйымдарының 91%-ы бастапқыда төмен немесе орташа әсерді көретінін, ал алға жылжығандардың жоғары әсер алу ықтималдығы шамамен үш есе жоғары екенін атап өтеді [8]. Stanford Digital Economy Lab (2026 жылғы сәуір, жеті елдің 41 ұйымындағы 51 табысты енгізу) ең қиын мәселелердің 77%-ы көрінбейтін шығындар болғанын анықтады: жұмысты ұйымдастырудың өзгеруі, деректер сапасы, процестерді қайта құру. Табысты жобалардың 61%-ының алдында сәтсіз әрекет болған, мұндай әрекеттердің ортақ белгісі: ЖИ-ды технологиялық жоба ретінде жүргізген және бұзылған жұмыс процестеріне қолданған [4]. Іріктемеде тек табысты кейстер бар. Көбінесе заңгерлер, кадрлар, тәуекел және комплаенс қарсылық білдірді (жағдайлардың 35%-ы), сондықтан бақылаушы функцияларды жобаға бірінші күннен шақырған жөн [4].

Тағы бір себеп: жұмыс жазылғандай емес, басқаша жүреді. SSON ScottMadden бағасын келтіреді, оған сәйкес процестік жұмыстың 30-50%-ы ресми жүйелерден тыс орындалады. Біз бастапқы дереккөзді таппадық, сондықтан бұл шама реті [5]. Dreher Consulting жарияланған кейсі ауқымды көрсетеді: 320 қызметкері бар жабдық өндірушісінде процестің нақты нұсқалары болжанған үштің орнына 41 болып шықты, тапсырыстардың 11%-ында өндіріс техникалық келісусіз басталды, және әрбір мұндай тапсырыс орта есеппен 17 күн жоғалтты. Процесс иесі мен төрт көрсеткіш тағайындалғаннан кейін цикл уақыты тоғыз айда 23%-ға қысқарды. Бұл бір ғана кейс, сандарды компанияның өзі келтіреді [6].

Қарапайымнан күрделіге қарай:

Процесті ЖИ-ға бермес бұрын бес нәрсе қажет (біздің жұмыс шеңберіміз, бірыңғай стандарт жоқ): кемінде бір түпкілікті кейс үшін нақты процестің картасы; топтың барлық компанияларындағы деректер мен ережелер бойынша шешім қабылдау құқығы бар иесі; әрқайсысын кім және қалай шешетіні көрсетілген ерекше жағдайлар тізбесі; тапсырысты, шартты және төлемді жүйелер арасында байланыстыратын ортақ идентификатор; үш-бес көрсеткіш (цикл уақыты, қайта жасау үлесі, операция құны).

KPMG Орталық Азия мен Кавказ бойынша 2026 жылғы зерттеуінде өңір компаниялары ЖИ-ды белсенді енгізіп жатқанын, бірақ айтарлықтай бөлігі шешімдерді масштабтауда қиналатынын және әсерді өлшемейтінін атап өтеді (Digital Business баяндауында) [7]. Көрініс әлемдікімен сәйкес келеді: пилоттар процестер мен көрсеткіштер құрылғаннан гөрі жылдамырақ іске қосылады. Бірнеше заңды тұлғадан тұратын қазақстандық топтарда, әр компанияның өз есепке алу базасы мен өз анықтамалықтары бар жерде, регламент пен шындық арасындағы алшақтық әдетте ең жоғары болады (біздің тәжірибедегі байқауымыз, тікелей зерттеулерді таппадық).

Қандай процестерден бастау керек (біздің ұсынысымыз). Қайталанатын операциялар саны көп, ерекше жағдайлар үлесі түсінікті, деректер қолжетімді және қателік құны шектеулі процестер сәйкес келеді. Орта және ірі көлемдегі компаниялардың көпшілігі үшін бұл жеткізушілермен есеп айырысу және төлем күнтізбесі, дебиторлық және кредиторлық берешекті салыстыру, банк үзінділері мен алғашқы құжаттарды талдау, кезеңді жабу және басқарушылық есептілік.

Қалай әрекет ету керек (біздің ұстанымымыз, қолжетімді ауқымдағы әлемдік мысалдардың логикасы бойынша):

Біз бір-екі процесті диагностикалаудан бастаймыз және автоматтандыруға дайын қайта құрылған процеске дейін жеткіземіз.

Не істейміз. Процестің қазір қалай жүріп жатқанын зерттеп, сипаттаймыз (жүйелерден тыс қадамдары мен ерекше жағдайлары бар as-is картасы); мақсатты модельді (to-be) жобалап, тар жерлер мен қайталануларды алып тастаймыз; ережелерді регламенттер мен жауапкершілік матрицасында бекітеміз; ЖИ үшін ерекше жағдайлар, бақылаулар және көрсеткіштер схемасын және бақылау нүктелері бар енгізу жоспарын қосамыз.

Сізден не қажет. Бір-екі процеске және оларды орындайтын адамдарға қолжетімділік, аяқталған кейстердің іріктемесі бойынша жүйелерден шығарылған деректер, процесс бойынша шешім қабылдау құқығы бар компания тарапынан жауапты тұлға.

Нәтижесінде не боласыз. Процестің қазіргі күйіндегі картасы, мақсатты модель, регламенттер, жауапкершілік матрицасы, иелері көрсетілген ерекше жағдайлар тізбесі, бастапқы мәндері бар үш-бес көрсеткіш, енгізу жоспары. Одан әрі процесті өз ІТ-командаңызға немесе мердігерге беруге болады, ал қаржылық міндеттер үшін JBS AI дайын шешімдерін пайдалануға болады.

Мерзімі мен құны. Біздің тәжірибе бойынша жұмыс процестер санына қарай екіден алты аптаға дейін алады. Құнын диагностикадан кейін анықтаймыз. Толығырақ «Бизнес-процестер» қызметі бетінде.

Трансформация және ортақ қызмет көрсету орталықтары. JB Solutions-та Қазақстан мен Орталық Азияның ірі компанияларында басқаруды трансформациялау тәжірибесі бар: тау-кен металлургиясында, мұнай-газда, теміржолда, технологияларда және телекомда. Біз ортақ қызмет көрсету орталықтары мен холдингтік құрылымдарды құрдық, топтардың заңды тұлғалары арасында функцияларды бөлдік, процестер мен ұйымдық құрылымды қайта құрдық. Толығырақ Басқару және консалтинг бетінде.

ЖИ тәжірибесі. ЖИ біз үшін жұмыс құралы, оны өз жобаларымызда қолданамыз және клиенттерде енгіземіз: